Com a implementação do trabalho home office em tempo integral ou híbrido, as reuniões remotas se tornaram uma realidade constante e necessária para garantir que o fluxo de trabalho seja cumprido e tarefas alinhadas. Porém, ainda existem muitas dúvidas sobre regras de etiqueta para este cenário atual, e é exatamente sobre o que falaremos hoje.
Vestimentas adequadas, iluminação, cenário, abrir ou não a câmera, são tantas variáveis que é perfeitamente compreensível os questionamentos sobre as conferências online.
Existem sim, alguns pontos que precisam ser levados em consideração, mas o mais importante é você entender que não importa onde esteja, ainda assim, estamos falando de uma demanda profissional que precisa ser respeitada como tal.
Preparando o ambiente para as reuniões remotas
Antes de entrarmos efetivamente nas regras de etiqueta de uma reunião online é preciso frisar sobre a importância da preparação, principalmente em relação ao ambiente, materiais e recursos necessários.
Primeiro arrume o local onde você estará no momento da reunião. Mesmo com a consciência geral de que todos estão abrindo a intimidade trabalhando de suas casas, não é agradável visualizar bagunças e roupas íntimas, por exemplo, enquanto há a discussão de uma pauta séria.
Então, guarde a bagunça, limpe o local e garanta que ele esteja organizado para “receber” seus colegas de trabalho, clientes e parceiros.
Um outro ponto importante aqui é verificar com antecedência o funcionamento correto dos equipamentos, como computador, fone de ouvido, celular, material de apresentação, internet. Certifique-se de que tudo está funcionando bem.
Tente se alojar em um local mais tranquilo para realizar sua reunião, mesmo sabendo da falta de controle sobre a interferência sonora em casa (filhos, vizinhos, carro do ovo, animais de estimação), se possível tente encontrar um local mais afastado de janelas, por exemplo, que pode ajudar.
Arrume-se para as reuniões remotas
Sabemos como trabalhar em casa pode ser um gatilho tentador para manter um look “pijama” ou algo mais casual, incluindo bermudas e chinelos. Mas a partir do momento em que você irá se encontrar com outras pessoas profissionalmente, precisa se portar como tal.
Nada de aparecer descabelado e vestido de qualquer maneira. Arrume-se como se estivesse indo ao escritório ou encontro presencial. Isso passa comprometimento e responsabilidade, que devem permanecer, independente de onde você esteja.
Regras de etiqueta durante a reunião remota
Microfone no mutado
A primeira delas, sem dúvida nenhuma, é entrar com o seu microfone no mudo. Isso é o que vem sendo chamado de “entrar sem bater na porta”. Quando você entra em uma reunião remota, não sabe quantas pessoas já estão logadas e quantas ainda irão chegar. Então, principalmente se você não for a pessoa que irá conduzir o encontro, entre em silêncio.
Ainda falando sobre o microfone, apenas habilite o som do seu, quando chegar a sua hora de falar, isso irá evitar que barulhos externos e incontroláveis atrapalhem o momento de fala de outra pessoa.
Câmera Aberta
Deixe a câmera aberta. Ao menos que seja por algum motivo muito relevante, o ideal é que sua câmera esteja aberta durante toda a reunião.
É extremamente desconfortável falar com alguém com a câmera desligada, mesmo porque a comunicação acontece em outras esferas que não só a falada. Além disso, também demonstra comprometimento e atenção.
Mas cuidado com a câmera ligada, é fácil se distrair e esquecer de que está sendo observado. Então esteja presente e focado como se fosse uma reunião presencial.
E se durante o encontro você for surpreendido pela presença do seu filho, animal de estimação ou de alguém desavisado, não se estresse ou sinta-se envergonhado. Apenas sorria, responda quem te acionou ou resolva a questão e volte para a reunião. Afinal, essa situação é perfeitamente normal e compreensível, vista o momento que todos compartilham.
Respeite o tempo de fala dos colegas
Entenda que o tempo de fala durante uma reunião remota é bem diferente de uma reunião presencial, você precisa estar atento e conter a ansiedade para não tumultuar a conversa. Antes de iniciar seu posicionamento, certifique-se de que a outra pessoa encerrou o dela.
Saia sem se despedir
Se tiver que sair da reunião por algum motivo, não há a necessidade de interromper a fala de alguém para se despedir. Faça isso usando o chat (bate-papo) disponível na ferramenta que está sendo utilizada.
Conclusão
Sabemos o quanto as reuniões remotas são importantes para manter todo o time da empresa alinhado e trabalhando no mesmo raciocínio. Mas para que ela realmente funcione é necessário seguir esses direcionamentos e regras de etiqueta virtual.
É fundamental entender e aceitar que independente de estar em casa, você está no seu horário de trabalho e que possui diretrizes a serem cumpridas. Com esses devidos cuidados sua reunião trará os resultados que você deseja para continuar fazendo um trabalho incrível e satisfatório.
Por Atracto
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