Canal de denúncias empresarial: essencial para toda empresa.
Ter uma central de denúncias dentro da sua empresa é importante e um excelente canal de comunicação para proteger seus colaboradores e garantir transparência nas atividades desenvolvidas pelo negócio.
Essa medida pode ser adotada por empresas de diferentes portes: pequenas, médias ou grandes. Se você possui 1 ou mais colaboradores, pensar sobre a implantação de um canal de ouvidoria é muito importante. Uma vez que além de denúncias, é uma abertura também para acolher reclamações, sugestões e dúvidas.
Primeiros passos para implementar um canal de denúncias empresarial
Assim como qualquer outra ação dentro da sua empresa, implementar um canal de denúncia irá exigir planejamento. Existem alguns passos que precisam ser dados e pontos observados e é sobre isso que falaremos a seguir.
Escolha qual será a ferramenta utilizada
Para implementar um canal de denúncia é necessário escolher uma ferramenta que receberá e armazenará as questões para centralizar o processo e garantir que todos tenham acesso.
Alguns exemplos podem ser uma linha telefônica fixa ou móvel exclusiva, um endereço de e-mail, um número de WhatsApp, um aplicativo desenvolvido especialmente para sua empresa, entre outros.
Quanto mais simplificada e eficiente for essa ferramenta, melhor.
Crie treinamentos para informar e educar os colaboradores
É importante, depois da escolha e implementação da ferramenta, desenvolver treinamentos replicados para a sua equipe, tanto para explicar o processo de denúncias, reclamações, sugestões e dúvidas, quanto sobre a importância que esse canal tem na vida de todos e na rotina da empresa.
Seus colaboradores precisam entender que prestam serviço para uma empresa que preza pela transparência e segurança de todos, dentro e fora do ambiente e horário de trabalho. Conscientizar sobre os impactos positivos da adoção de um canal de denúncias corporativo é um grande passo para garantir que ele realmente cumpra o seu papel.
E claro, é preciso ensinar como usar, independente do dispositivo que você tenha escolhido. Isso irá mitigar as falhas e deixar as pessoas mais confortáveis para utilizarem.
Tenha um canal ativo por 24hs
Quando falamos de um canal de denúncias, o ideal é que este meio de comunicação fique disponível 24hs por dia, 7 dias por semana, uma vez que a maioria dos colaboradores se sentem mais confortáveis em registrar as denúncias fora do ambiente e horário de trabalho.
A situação em si, acontece durante o horário de expediente, mas as denúncias só ocorrem depois que o funcionário vai embora e não necessariamente no dia do ocorrido. Muitos demoram dias ponderando se devem realmente reportar o ocorrido para a empresa e como isso deve ser feito.
Logo, ter o canal de comunicação sempre à disposição é o mais recomendado e mostra também que a empresa respeita o tempo individual das pessoas que compõem sua equipe.
Garanta o anonimato
O anonimato é, sem dúvida nenhuma, um dos pontos mais importantes. Isso oferece segurança e conforto para o funcionário. Ele precisa ter certeza de que sua identidade será mantida em sigilo para que possa fazer qualquer tipo de contato através do canal de denúncias.
Fazer campanhas que propaguem e comprovem a ideia de preservação da identidade é uma boa alternativa para ir enraizando essa tranquilidade em toda a equipe.
Defina alguém ou uma equipe para receber e tratar das denúncias
É importante definir uma pessoa, ou dependendo do tamanho da sua empresa, uma equipe, que será responsável por receber, acolher, investigar e resolver as questões levadas através do canal de denúncia.
Certifique-se de ser alguém com treinamento e conhecimento para lidar com esse setor, além de ser uma pessoa da sua extrema confiança. A boa escolha desse representante é fundamental para garantir a eficiência do canal.
Defina quais assuntos poderão ser levados ao canal de denúncias
Este é um dos pontos definidos no início do planejamento. E serve para criar um parâmetro de abordagem, facilitando o processo e evitando que assuntos, menos complexos, que podem ser facilmente resolvidos no dia a dia, sejam encaminhados para essa ouvidoria.
Alguns dos assuntos que podem ser levados até esse canal são: corrupção, segurança, suborno, assédio, entre muitos outros. Estabeleça as diretrizes e não esqueça de colocar esse item na pauta do treinamento e divulgação.
Tenha sempre o respaldo da lei
Estude as questões legais quanto ao desenvolvimento de uma central de denúncias para sua empresa. Além das diretrizes para a resolução dos problemas apresentados. Dessa forma, você garante que o projeto esteja legalmente amparado, assim como todos os envolvidos.
Canal de denúncias empresarial: Conclusão
Talvez você nunca tenha parado para pensar sobre a possibilidade de desenvolver um canal de denúncias na sua empresa. Mas agora, após a leitura deste artigo, entende o quanto ele pode ser benéfico para o desenvolvimento do seu negócio e relacionamento da sua equipe.
Seguindo os passos que compartilhamos, fica muito mais fácil desenvolver um centro de comunicação eficaz.
Por Atracto
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